Lorsque l'on reçoit un courrier électronique, celui-ci est stocké sur le serveur de messagerie de l'Université. Le Webmail permet de consulter et d'agir sur les messages directement stockés sur le serveur.

On y trouve par défaut trois dossiers différents : Réception, Corbeille et Envoyé.

Lorsqu'on utilise un logiciel de messagerie comme Thunderbird ou Eudora, les messages situés dans la boite de réception (et uniquement ceux-ci) sont rapatriés en local sur le poste de l'utilisateur. De cette façon, on évite la surcharge du serveur de messagerie qui n'a pas la capacité de conserver tous les messages de tous les utilisateurs.

Ce fonctionnement implique plusieurs effets :

Un message qui a été lu avec Thunderbird ou Eudora n'est plus visible dans le Webmail puisqu'il a été supprimé du serveur.
Un message placé dans le dossier Envoyé du webmail n'est jamais récupéré dans Thunderbird et Eudora puisque seul le dossier Réception est récupéré.
Un message supprimé depuis le Webmail est conservé dans la corbeille du serveur et peut occuper une place importante, il est donc nécessaire de penser à vider la corbeille lorsque l'on utilise le Webmail.

2. Pourquoi choisir Thunderbird plutôt qu'Eudora ?

Filtre anti-spam : si vous recevez une quantité importante de courriers indésirables, Thunderbird est fait pour vous. Après un apprentissage de quelques jours, il saura reconnaître les bons des mauvais courriers et les triera pour vous.
Fonctions de recherche : Thunderbird dispose d'un moteur de recherche permettant de retrouver rapidement d'anciens messages en saisissant divers critères. Il est également capable de contruire des dossiers virtuels correspondants à des filtres de recherche qui seront mis à jour automatiquement lors de l'arrivée de nouveaux messages.
Sécurité avancée : Thunderbird bloque l'affichage d'informations distantes dans les messages qu'il considère comme suspects, de façon à éviter la confirmation de votre adresse de messagerie auprès de sites peu scrupuleux.
Postes nomades : Thunderbird utilise des connexions sécurisées avec le serveur de messagerie de l'Université ce qui permet de lire son courrier indifféremment depuis n'importe quel lieu équipé d'une connexion Internet.

3. Usage de base : Barre d'outils et lecture des messages

3.1 Les boutons de la barre d'outils

Relever

Le bouton Relever va connecter Thunderbird à votre serveur de courrier pour y relever les éventuels nouveaux messages. Un message apparaîtra dans le coin inférieur droit si vous avez de nouveaux courriers électroniques.

Ecrire

Le bouton Ecrire ouvre une nouvelle fenêtre où vous pouvez écrire votre message, lui attacher des pièces jointes et l’envoyer.

Adresses

Le bouton Adresses ouvre une nouvelle fenêtre permettant de gérer vos contacts. Vous pouvez en ajouter de nouveaux, modifier les existants ou encore écrire directement à l'un d'eux.

Répondre

Le bouton Répondre crée un nouveau message à destination de la personne qui vous a écrit et inclut le contenu de son message.

Répondre à tous

Identique au bouton précédent à l'exception des destinataires qui sont cette fois l'ensemble des personnes déjà destinataires du message concerné.

Transférer

Le bouton Transférer ouvre une nouvelle fenêtre avec le message original en tant que pièce jointe ou directement inclus dans le nouveau message.

Supprimer

Le bouton Supprimer efface le message sélectionné. La touche 'suppr' du clavier produit le même résultat.

Indésirable

Le bouton Indésirable indique que le message sélectionné est un courrier indésirable, autrement dit du spam. Le message est automatiquement déplacé dans le dossier 'Spam' et Thunderbird enrichit ses critères de façon à éliminer les futurs messages du même type.

Imprimer

Le bouton Imprimer permet d’imprimer le message sélectionné.

Stop

Le bouton Stop arrête le transfert en court. Cela peut être très utile pour arrêter l’envoi d’un gros message, ou pour interrompre le téléchargement de centaines de messages à partir d’un groupe de discussion.

3.2 Lecture de ses courriers électroniques

Lors de l’ouverture de Thunderbird, celui-ci va automatiquement se connecter au serveur pour vérifier si il y a de nouveaux messages. Ces derniers sont téléchargés dans la boite de réception locale, visible en tant que sous répertoire de votre compte de messagerie (ici Veronique Bahri) dans le panneau de gauche et nommé : 'Courrier entrant'

Un simple clic sur le dossier affiche les messages qu'il contient dans la partie droite.

Une fois lancé, la récupération des messages s'effectue automatiquement à intervalles réguliers (paramétrable dans le menu Outils => Paramètres des comptes => Paramètres Serveur => Vérifier les nouveaux messages toutes les 'xx' minutes).

4. Comment écrire / envoyer un courrier électronique

Ce chapitre décrit comment envoyer un message simple puis un message contenant une pièce jointe. L’utilisation du carnet d’adresses et des autres fonctions avancées est abordée dans les parties suivantes.

4.1 Envoi d'un message

Pour envoyer un message, il suffit de cliquer sur le bouton 'Ecrire' de la barre d’outils. Une nouvelle fenêtre va s'ouvrir vous permettant de saisir le destinataire, le sujet et le contenu du message. Un simple clic sur le bouton 'Envoyer' termine le travail.

4.2 Attacher une pièce jointe

Attention : les pièces jointes restent liées aux messages (différent d’Eudora)

La suppression d'un message entraîne nécessairement la suppression de la pièce jointe associée, d'où l'importance de toujours enregistrer ses pièces jointes au préalable.

La première chose à faire est de créer un nouveau message :

Une fois que cela est fait, vous devez appuyer sur le bouton 'Joindre'. A sa droite, il y a également une petite flèche qui vous donne deux possibilités : attacher un fichier, une adresse Web ou une carte de visite personnelle (vcard). Si vous cliquez sur le bouton 'Joindre', une fenêtre apparaît pour vous permettre de parcourir les dossiers de votre disque dur :

Sélectionnez le fichier que vous souhaitez attacher, et cliquez sur 'Ouvrir'. Votre message a maintenant une pièce jointe. Si vous désirez attacher des pièces jointes supplémentaires au même message, refaites la même opération. Si vous voulez attacher une page web, choisissez simplement 'Joindre page Web' et indiquez son adresse.

Il ne vous reste plus qu'à saisir le destinataire du message et à cliquer sur 'Envoyer'.

5. Définir une signature

Vous avez la possibilité de choisir une signature qui sera automatiquement incorporée à tous vos messages. Dans un premier temps, il faut créer un fichier texte dans lequel vous allez taper votre signature. Ensuite, il suffit d'indiquer à Thunderbird où se trouve ce fichier comme indiqué ci après.

5.1 Rédiger une signature

Ouvrez Notepad ou n’importe quel autre éditeur de texte. Notez seulement que vous devrez sauvegarder le fichier au format texte brut. Libre à vous de composer votre signature comme bon vous semble. Cependant, il est recommandé d'y intégrer votre nom et vos coordonnées. Sauvegardez votre signature dans un fichier texte situé dans le dossier de votre choix.

5.2 Ajouter une signature

Lancez Thunderbird, puis cliquez sur Outils => Paramètres des comptes.

Sélectionnez votre compte de messagerie dans le panneau de gauche
Cochez la case intitulée 'Apposer cette signature'
Sélectionnez le fichier texte contenant votre signature à l’aide du bouton 'Choisir'
Appuyez sur OK

Envoyez-vous un courrier pour admirer le résultat.

5.3 Vérification de la signature

Comme vous pouvez le voir, la signature est déjà ajoutée, tout ce que vous avez à faire est d’écrire le message que vous souhaitez envoyer. Afin que votre message soit reçu, vous devez indiquer une adresse de courrier électronique, ce qui se fait en remplissant le champ 'Pour'.

Dans le champ 'Sujet', indiquez le sujet de votre courrier. Si vous n’en spécifiez pas (vous n’êtes pas obligé de le faire), une fenêtre apparaîtra pour demander une confirmation avant d’envoyer le message.

6. Suivi des messages

Thunderbird propose deux méthodes distinctes pour le transfert des messages :

Mode 'pièce jointe' : un nouveau message vierge est créé dans lequel l'utilisateur peut écrire ce qu'il souhaite et le message original est attaché en pièce jointe.
Mode 'intégré' : le message original est édité afin que l'utilisateur puisse le compléter, une entête est ajoutée afin d'indiquer l'expéditeur original du message.

Il est recommandé d'utiliser la seconde méthode.

Dans le menu Outils => Options => Rédaction onglet 'Général' choisir de transférer les messages en mode 'intégré'.

6.1 Vérification d'orthographe

Thunderbird propose un mécanisme de vérification de l'orthographe qui peut être activé pendant la saisie d'un nouveau message (fonctionnement similaire à Word) et / ou lors de l'envoi d'un message. Il est nécessaire d'installer des dictionnaires spécifiques si la vérification concerne une autre langue que l'Anglais : http://www.mozilla.com/thunderbird/dictionaries.html (installé par l’informaticien)

Depuis Outils => Options dans le sous-menu 'Rédaction' onglet 'Orthographe' choisir le dictionnaire à utiliser et configurer la vérification d'orthographe (pendant la saisie et / ou à l'envoi).

6.2 Consultation des pièces jointes

Pour consulter une pièce jointe dans un message: Un double clic sur la pièce jointe provoque l’ouverture de la fenêtre :

A vous de choisir :

Vous l’ouvrez directement afin de la consulter. Elle sera ouverte avec le programme qui lui est associé. Attention : l'ouverture directe d'une pièce jointe provoque sa copie dans un dossier temporaire. Si vous enregistrez des modifications, celles-ci ne seront pas conservées dans la pièce jointe elle-même.(Le fait de cocher: "Toujours effectuer cette action pour ce type de fichier " effectuera automatiquement cette action pour les prochaines ouvertures sans passer par cette fenêtre).
Vous l’enregistrez sur votre PC dans un dossier en vue de la conserver et éventuellement de la modifier.Vous pourrez alors l'ouvrir en allant la chercher directement dans le dossier où vous l'avez enregistrée.

Attention : La suppression d’un message entraîne la suppression de la pièce jointe qui l’accompagne, d'où l'importance d'enregistrer les pièces jointes importantes avant de supprimer des messages.

6.3 Enregistrer les pièces jointes dans un dossier

Lorsque vous recevez un message contenant une pièce jointe, vous avez la possibilité d'enregistrer celle-ci sur votre disque dur en cliquant dessus avec le bouton droit et en choisissant l'option "Enregistrer sous" du menu contextuel. Vous devez alors choisir dans quel dossier l'enregistrer.

Vous pouvez également double cliquer sur la pièce jointe et voir apparaitre la fenêtre:

Si vous sélectionner "Enregistrer sur le disque" et validez par OK , vous pouvez configurer Thunderbird pour qu'il enregistre les pièces jointes dans un dossier prédéfini ou au contraire pour qu'il vous demande systématiquement où les enregistrer.

Pour configurer cette fonctionnalité, il faut aller dans le menu Outils => Options puis dans le sous-menu 'Pièces jointes'.

7. Création de nouveaux dossiers

Sélectionnez 'Fichier' => 'Nouveau' et 'Dossier' (ou clic droit sur votre compte et ensuite 'Nouveau dossier')

La fenêtre suivante s’affiche :

A vous de donner un nom à votre nouvelle boite….

Vous pouvez créer autant de dossiers et de sous-dossiers que vous le souhaitez.

8. Les filtres

La réception d’un grand nombre de messages dans sa boite peut être à l’origine d’une grosse perte de temps. Afin de remédier à ce problème, d’économiser du temps et d’être en mesure de lire les bon courriers électroniques en premier, vous pouvez ajouter un filtre afin que Thunderbird déplace certains courriers dans des dossiers spécifiques. Dans ce chapitre, nous allons éxaminer comment créer un tel filtre.

La première chose à faire est de créer un nouveau dossier, je vais utiliser le dossier 'Filtre-Formation Thunderbird' comme dossier cible pour le courrier.

Comme vous pouvez le voir, il vous faut sélectionner 'Votre compte', cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, et choisir 'Nouveau dossier'. Vous devriez maintenant obtenir cette fenêtre :

Décidez d’un nom pour votre répertoire. (j’ai utilisé dans cet exemple 'Filtre-Formation Thunderbird', mais libre à vous de choisir ce que vous voulez), choisissez où il se trouvera et appuyez sur OK.

Si les choses se passent comme prévu, vous devriez maintenant avoir un nouveau sous-répertoire situé dans le dossier de votre compte de messagerie.

Allez dans Outils => Filtres de messages, et vous obtenez la fenêtre suivante. Vous pouvez choisir le compte sur lequel le filtre va s’appliquer (ici Veronique Bahri, c'est-à-dire le nom donné au compte de messagerie)

Appuyez sur 'Nouveau' afin de créer un nouveau filtre.

En appuyant sur 'Nouveau', vous obtenez cette nouvelle fenêtre :

Donnez un nom à ce nouveau filtre, j’ai utilisé 'test' pour cet exemple : j’ai fait un filtre qui dirige les courriers dont l'expéditeur est 'vbahri@univ-nancy2.fr' dans le dossier 'Filtre-Formation Thunderbird'.

Vous avez maintenant un nouveau filtre. Vous pouvez ajouter/supprimer/modifier/activer/désactiver et enfin exécuter les filtres comme vous voulez.

9. Le carnet d'adresses

Se lance depuis la fenêtre principale en cliquant sur l'icône 'Adresses' :

Nouvelle fiche :

Ce bouton vous permettra de créer une nouvelle fiche dans votre carnet d’adresses. Une nouvelle fiche peut être une connaissance, un contact professionnel, etc.

Nouvelle liste :

Ce bouton ouvrira une fenêtre où vous pourrez créer et/ou modifier une mailing list (liste de plusieurs personnes).

Modifier :

Vous permet de modifier la fiche actuellement sélectionnée.

Ecrire :

Ce bouton ouvrira une nouvelle fenêtre afin d’écrire à la personne sélectionnée dans le carnet d’adresses.

Supprimer :

Le bouton Supprimer supprimera la fiche sélectionnée de votre carnet d’adresses.

10. Gestion des indésirables

Une des fonctionnalités les plus intéressantes de Thunderbird est le filtre de courriers indésirables. Thunderbird contient un filtre intégré qui peut-être ajusté et réglé selon vos souhaits. Vous devrez certainement passer une semaine ou deux pour lui apprendre à reconnaître les courriers indésirables, et ceux qui ne le sont pas, mais cela vaut le coup.

Thunderbird utilise une technique appelée "Filtre Bayésien", autrement dit, vous devez apprendre au logiciel de mail ce qui est du spam, et ce qui n’en est pas. Vous pouvez également sélectionner un message et appuyer sur le bouton indésirable. En cochant ou en décochant les courriers, vous apprenez à Thunderbird à reconnaître le spam. Après quelques semaines, le logiciel devrait être capable de supprimer 99% des courriers indésirables qui atterrissent dans votre boite aux lettres.

Le bouton Indésirable :

Au début, vous devez aider Thunderbird à faire la distinction entre les courriels indésirables et les autres. Quand cette distinction est effectuée, le dossier Indésirables va vite se remplir de spams qui vont prendre beaucoup de place. Vous pouvez ensuite vider ce dossier automatiquement ou manuellement.

Faites reconnaître les courriels indésirables

Sélectionnez un des messages que vous considérez comme indésirable dans le dossier 'Courrier entrant' puis cliquez sur le bouton :

Le message se déplace dans le dossier Indésirables. Au bout de quelques jours, le logiciel détectera de lui-même pratiquement tous les spams.

Remarque : si vous avez marqué par erreur un message comme indésirable, cliquez dans le dossier Indésirables qui se trouve dans le volet gauche du logiciel, puis sur le message et sur le bouton :

Une autre astuce qui permet d’éviter le spam est de désactiver le chargement des images distantes. Cela permet de s’assurer que les "spammeurs" ne puissent pas intégrer des images cachées dans leurs courriers électroniques pour vous suivre lorsque vous les ouvrez. Allez dans le menu Outils => Options => Avancé et cochez la case 'Bloquer le chargement d’images distantes dans les messages', cela réduira vos problèmes de spam.